ai sensi degli artt. 13/14 del Reg. UE 679/2016 e del D.lgs. 196/2003 e ss.mm.ii. (D.lgs. 101/2018)

Informativa rivolta ai Fornitori

Chi siamo e cosa facciamo dei tuoi dati personali?

L’azienda Speciale di Carlentini (di seguito “Titolare del trattamento” o “Titolare”), con residenza municipale in Via F. Morelli, 6, 96013 Carlentini, CF/P.IVA 02143730899 Tel: 0957858111, PEC: aziendaspecialecarlentini@pec.it tutela la riservatezza dei tuoi dati personali e garantisce ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.

Il Titolare, a tal fine, mette in pratica policy e prassi scrupolose rispetto alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti riconosciuti dalla normativa vigente. Il Titolare ha cura di aggiornare le policy e le prassi adottate per la protezione dei dati ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di evoluzioni normative e organizzative che possano incidervi.

Il Titolare designa (ai sensi degli artt. 37 e ss del GDPR) un Responsabile della Protezione dei Dati/Data Protection Officer (RPD/DPO), contattabile all’indirizzo: info@aziendaspecialecarlentini.it

oppure inviando una raccomandata A/R “alla c.a. del DPO” presso la sede municipale.

Come raccoglie e tratta i tuoi dati il Comune?

Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni che ti riguardano, quali a titolo non esaustivo: nome, cognome, partita iva e codice fiscale, luogo e data di nascita, indirizzo fisico e telematico, numero di telefono fisso e/o mobile, numero di conto corrente. Dati, anche, relativi a condanne penali, reati o a connesse misure di sicurezza.

I dati raccolti servono al Titolare per adempiere a finalità strumentali e funzionali allo svolgimento del rapporto contrattuale e/o precontrattuale e all’adempimento degli obblighi di legge e di regolamento a cui il Titolare è tenuto in funzione dell’esercizio di pubblici poteri e dell’attività da te esercitata. La comunicazione dei tuoi dati personali avviene principalmente nei confronti di terzi e/o destinatari la cui attività è necessaria per il corretto svolgimento del rapporto di fornitura, e anche per rispondere a determinati obblighi di legge. Ogni comunicazione che non risponde a tali finalità sarà sottoposta al tuo consenso. Il Titolare non trasferisce i dati personali in paesi Extra UE. I tuoi dati personali non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti indeterminati e non identificabili.

Le informazioni personali che ti riguardano saranno trattate per:

1) La gestione del rapporto contrattuale di fornitura e i conseguenti adempimenti anche normativi

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene per dar corso alle attività preliminari e conseguenti alla gestione del rapporto di fornitura e a quelle strumentali e funzionali al suo svolgimento, nonché per l’adempimento di ogni altro obbligo discendente dal contratto (tra gli altri la tenuta della contabilità). I tuoi dati personali sono raccolti anche presso terzi quali, a titolo esemplificativo:

• Altri Titolari del trattamento, es. persone giuridiche;

• Elenchi tenuti da Enti pubblici o equiparati o sotto il controllo dell’autorità pubblica in base a specifica normativa nazionale e/o europea;

I dati personali che il Titolare tratta per le finalità di cui sopra, sono, tra gli altri:

• nome, cognome, codice fiscale o partita iva, luogo e data di nascita, indirizzo fisico e telematico, numero di telefono fisso e/o mobile, numero di conto corrente;

• relativi alla tua attività commerciale e/o professionale.

2) La comunicazione a terzi e destinatari

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene in dipendenza del contratto e degli obblighi, anche di legge e/o regolamentari, che ne derivano.

I tuoi dati non saranno comunicati a terzi/destinatari per loro finalità autonome a meno che:

• Tu ne dia autorizzazione;

• Sia necessario per l’adempimento degli obblighi dipendenti dal contratto e da norme di

legge che lo disciplinano;

• Società di assistenza tecnica; società di certificazione; istituti bancari per la gestione di incassi e pagamenti; società e studi legali per la tutela dei diritti e/o che si occupano di recupero del credito; società di elaborazione dati e di servizi informatici (es. web hosting, data entry, gestione e manutenzione infrastrutture e servizi informatici ecc.);

• aziende di trasporto e spedizionieri per gli aspetti connessi alle spedizioni di merci e le pratiche doganali; istituti bancari per la gestione di incassi e pagamenti; amministrazioni finanziarie e enti pubblici in adempimento di obblighi normativi anche derivanti dall’appartenenza al particolare settore merceologico.

Che cosa succede se non fornisci i tuoi dati?

Quelli tra i tuoi dati, raccolti o comunque ottenuti dal Titolare, si intendono necessari e il mancato conferimento comporta l’impossibilità per il Titolare di dar seguito alle attività relative al trattamento principale, ovvero a:

• La gestione del contratto di fornitura;

• Gli adempimenti, anche legali, che derivano dal rapporto instaurato.

Il Titolare ha inteso svolgere alcuni trattamenti in funzione di determinati legittimi interessi che non pregiudicano il tuo diritto alla riservatezza, come quelli che:

• permettono di prevenire frodi anche contrattuali;

• permettono di prevenire incidenti informatici e la notificazione all’autorità di controllo o la comunicazione agli utenti, se necessarie, della violazione dei dati personali;

• permettono la comunicazione a terzi/destinatari per attività legate a quelle di gestione del contratto.

Come, dove e per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati?

Il trattamento dei dati che ti riguardano avviene attraverso mezzi e strumenti sia elettronici che cartacei messi a disposizione dei soggetti che agiscono sotto l’autorità del Titolare, e allo scopo autorizzati e formati. Gli archivi cartacei e soprattutto elettronici dove i tuoi dati sono archiviati e conservati vengono protetti mediante misure di sicurezza efficaci e adeguate a contrastare i rischi di violazione considerati dal Titolare. Il Titolare provvede alla verifica periodica e costante delle misure adottate, soprattutto per gli strumenti elettronici e telematici, a garanzia della riservatezza dei dati personali per loro tramite trattati, archiviati e conservati. I dati personali vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione del contratto con il Titolare e per l’adempimento degli obblighi, anche legali, che ne conseguono. Gli archivi informatici si trovano all’interno dei confini dell’Unione Europea (tuttavia il Titolare si riserva la possibilità di utilizzare fornitori con sede fuori dall’UE, e gli stessi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 del GDPR).

Come

Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei o procedure informatiche da parte di soggetti interni appositamente autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai tuoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che ti riguardano. Il Titolare verifica periodicamente gli strumenti mediante i quali i tuoi dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l’aggiornamento costante; verifica, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento; verifica che i dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti.

Dove

I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati all’interno dell’Unione Europea, e sono garantite misure di sicurezza adeguate.

Quanto tempo

I dati personali trattati dal Titolare vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione del contratto con il Titolare e fino ai dieci anni successivi alla sua conclusione o da quando i diritti che da esso dipendono possono essere fatti valere (ai sensi degli artt. 2935 e 2947 c.c.); nonché per l’adempimento degli obblighi (es. quelli fiscali e contabili) che rimangono anche dopo la conclusione del contratto (art. 2220 c.c.), ai cui fini il Titolare deve conservare solo i dati necessari per il loro perseguimento. Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti derivanti dal contratto, nel qual caso i tuoi dati, solo quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per il tempo indispensabile al loro perseguimento. Il titolare ha predisposto una tabella (massimario di scarto) che indica – per tipologia di documento – i tempi della sua conservazione, tale tabella è consultabile dietro formale richiesta al Titolare o al DPO. È fatto comunque salvo il tuo diritto di opporti in ogni momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare.

Quali sono i tuoi diritti?

Tu, in ogni momento e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la tua Richiesta (salvo particolari circostanze), puoi:

• ottenere conferma del trattamento operato dal Titolare;

• accedere ai tuoi dati personali e conoscerne l’origine (quando i dati non sono ottenuti da te

direttamente), le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei tuoi dati o i criteri utili per determinarlo;

• revocare il consenso in qualunque momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. La revoca del consenso comunque non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;

• cancellare i tuoi dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup del Titolare nel caso, tra gli altri, in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;

• aggiornare o rettificare i tuoi dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;

• limitare il trattamento dei tuoi dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove tu ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. Tu devi essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;

• ottenere i tuoi dati personali, se ricevuti e/o comunque trattati dal Titolare con il tuo consenso e/o se il loro trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, in formato elettronico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare del trattamento.

Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della tua richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute dal Titolare. In tali casi il Titolare entro un mese dal ricevimento della tua richiesta, ti informerà e ti metterà al corrente dei motivi della proroga.

Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta devi rivolgerti al Titolare del trattamento e/o al Responsabile della Protezione dei Dati.

Come e quando puoi opporti al trattamento dei tuoi dati personali?

Per motivi relativi alla tua situazione particolare, puoi opporti in ogni momento al trattamento dei tuoi dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse inviando la tua richiesta al Titolare del trattamento e/o al Responsabile della Protezione dei Dati. Tu hai diritto alla cancellazione dei tuoi dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente rispetto a quello che ha dato origine alla tua richiesta.

Resta inteso che il Titolare può continuare ad elaborare i dati se sono comunque necessari per gli scopi per i quali sono stati raccolti e il titolare ha ancora una base giuridica per il trattamento degli stessi. Quindi nei casi in cui il trattamento è necessario:

• per l’esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione;

• per l’adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;

• per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica;

• a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, nella misura in cui la cancellazione rischi di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il

conseguimento degli obiettivi di tale trattamento;

• per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

A chi puoi proporre reclamo?

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, tu puoi presentare un reclamo all’autorità di controllo competente ovvero a quella che svolge i suoi compiti ed esercita i suoi poteri dove hai la tua residenza abituale o lavori o se diverso nello Stato membro dove è avvenuta la violazione del GDPR. Nel caso sia adito il Garante italiano, Lei potrà presentare un reclamo mediante:

• Raccomandata A/R indirizzata a Garante per la Protezione dei Dati Personali, Piazza Venezia n. 11 – 00187 Roma;

• E-mail all’indirizzo: garante@gpdp.it, oppure PEC: protocollo@pec.gpdp.it;

• Fax al numero: 06/69677.3785.

Ogni aggiornamento della presente informativa ti sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altrettanto ti sarà comunicato se il Titolare darà seguito al trattamento dei tuoi dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa prima di procedervi e in tempo per prestare il tuo consenso se necessario.

DICHIARAZIONE DI PRESA VISIONE DELL’INFORMATIVA SULLA PRIVACY

E CONSENSO AL TRATTAMENTO DATI

Il Soggetto interessato dichiara di aver compreso tutti i punti indicati nella presente informativa, di essere maggiorenne e di esprimere come di seguito riportato il proprio consenso al trattamento dei dati per le finalità indicate nell’informativa

CONDIZIONI SERVIZIO E CONTRATTUALI

(obbligatorio per la prosecuzione del rapporto)

o Dichiaro di aver preso visione e accettare tutte le condizioni anche contrattuali relative alla fornitura di cui trattasi.

INFORMATIVA PRIVACY ai sensi del D.lgs. 196/03 e Regolamento U.E. 2016/679 (GDPR) (obbligatorio per la prosecuzione del rapporto)

o Dichiaro di aver preso visione della informativa per i trattamenti dei dati personali e presto il consenso per il trattamento ed eventuale trasferimento a consulenti esterni o terzi – anche all’estero – dei dati per le finalità, secondo le modalità e nei confronti dei soggetti indicati nella predetta informativa, comprese quelle riferite alla profilazione automatica di dati necessari all’automatizzazione di alcuni servizi dell’Ente, così come per trattamenti a fini fiscali, burocratici, aggiornamenti, newsletter, relative al rapporto con l’Ente e alla predetta fornitura.